Mundie Advogados

O  eSocial - Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas -  está em plena vigência e todas as empresas (inclusive as optantes pelo regime tributário simples nacional, micro-empresas  e empregadores pessoa física são obrigados a utilizá-lo, sob pena de incorrer em irregularidade fiscal e impedimento na obtenção de Certificado de Regularidade do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço.  Em breve, ocorrerá a unificação das informações para fins de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, inclusive com a substituição da GFIP, CAGED, RAIS, DIRF, Livro de Registro de Empregado, Comunicações de Acidente do Trabalho, dentre outras tantas obrigações.  As informações serão acessíveis às autoridades, as quais terão acesso à forma de contratação de serviços e de remuneração de terceiros e empregados, forma de cálculo dos encargos trabalhistas, recolhimentos de contribuições previdenciárias e impostos.

A área trabalhista do Mundie e Advogados ressalta cinco pontos mais relevantes sobre o eSocial:

1.    Cadastro prévio de empregados.

 Todos os empregados devem ser cadastrados pelo empregador e realizar o exame médico admissional antes de iniciarem o trabalho. O eSocial não  permite que o registro de admissão seja realizado com data retroativa, o que significa dizer que o empregador deverá cadastrar o empregado no eSocial até 1 dia antes do início da prestação de serviços, procedimento que exige a verificação de todas as informações do empregado. O descumprimento dessa obrigação poderá resultar na aplicação de multa administrativa por manter trabalhador sem registro de emprego, no valor de R$ 3.000,00 (três mil reais) por empregado em situação irregular.  Outro ponto importante ocorre na prorrogação do contrato por prazo de experiência (exemplo: início por 30 60 dias), ao final dos 30 dias será necessário inserir a prorrogação no eSocial – evento S-2206 (alteração de contrato de trabalho), para evitar que o eSocial entenda que ao final dos 30 dias houve a conversão automática para contrato para prazo indeterminado. As empresas necessitam adaptar ou adquirir softwares de gestão de informações e folha de pagamento ao layout do eSocial.  As informações são prestadas por meio de arquivos .xml.  e as empresas deve assegurar-se de que todos os dados estejam atualizados, inclusive os dados para o cadastro dos empregados. O eSocial poderá funcionar de duas formas: (i) integração ao sistema do empregador utilizado pelo empregador, coletando os dados nele imputados ou (ii) diretamente pelo portal do eSocial na internet, http://www.esocial.gov.br .

2.   Rubricas da folha de pagamento, informações sobre riscos ambientais e recolhimento de INSS, FGTS e IR.

As guias para recolhimento da contribuição previdenciária (INSS), do FGTS e para a retenção do imposto de renda (IR) serão geradas a partir dos dados imputados pelo empregador no eSocial, considerando as rubricas da folha de pagamento previamente cadastradas cadastro prestadas – por exemplo, se a empresa é beneficiada pelo programa de desoneração de folha de pagamento, ou, ainda, se há risco ambiental que exija o recolhimento de contribuição previdenciária especial – e as rubricas utilizadas em folha de pagamento e sua tributação.  Assim, o cadastro equivocado de informações no eSocial pode gerar considerável impacto ao empregador, sobretudo no que se refere aos encargos incidentes sobre a folha de pagamento, sendo recomendável a revisão das rubricas pelo departamento jurídico.

3.    Fiscalização e penalidades.

 A adequação ao eSocial foi iniciada em janeiro de 2018 e até o início de 2019 todas as informações deverão ser cadastradas.

Com a unificação das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais no eSocial, os órgãos responsáveis pela fiscalização das correspondentes obrigações, a saber, Ministério do Trabalho, Receita Federal e Caixa Econômica Federal, terão ao seu dispor uma forma mais eficaz para verificar o cumprimento da legislação pelas empresas.

O sistema do eSocial não emitirá alertas acerca de possíveis irregularidades no envio de informações pelo empregador (por não fazer juízo de  valor sobre as informações prestadas), entretanto, eventuais inconsistências e/ou irregularidades poderão ser atestadas pelos órgãos fiscalizadores sem a necessidade de solicitar documentos e/ou informações às empresas.

4.    Informações e códigos.

 Cuidado com a inserção de informações e códigos é essencial para evitar inconsistências que poderão ser erroneamente entendidas como indícios de sonegação no recolhimento de encargos. É importante contar com a assessoria jurídica para confirmar se as informações requeridas estão consistentes com os documentos e evidências fáticas nas quais se originaram.  Outro cuidado importante diz respeito aos códigos utilizados para a inserção das informações, pois em breve as guias de recolhimento de encargos incidentes sobre a folha de pagamento serão geradas automaticamente e a partir de determinados códigos. Erronia nos códigos escolhidos para cada evento poderão gerar inconsistência no cálculo dos encargos e consequentemente implicar em multas administrativas. As principais informações a serem inseridas no eSocial são: dados do empregador (razão social, endereços, estabelecimentos, filiais, indicativos de desoneração de folha de pagamento, forma de registro de ponto dos empregados, informações de contato, etc.), dos empregados (salário, férias, verbas que compõem a remuneração, descrição detalhada de funções, upload de atestados de saúde ocupacional, ficha de entrega de equipamentos de proteção individual etc.), do ambiente de trabalho (com upload de documentos como Programa de Prevenção de Riscos Ambientar – PPRA – e Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO), das rubricas utilizadas em folha de pagamento (com descrição detalhada destas, bem como os    reflexos sobre os quais essa verba deverá incidir, como férias, 13° salário, FGTS, INSS, etc.), entre outros.

5.    Prazos.

O cronograma do eSocial foi definidos de acordo com o faturamento das empresas em 2016 e por eventos, conforme tabela :  http://portal.esocial.gov.br/imagens/esocial-faseamento.png

A equipe de Direito Trabalhista de Mundie e Advogados está à disposição para quaisquer esclarecimentos.

Sócia:

Nádia Demoliner Larcerda (ndl@mundie.com.br)

Atenciosamente,

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